A tecnologia transformou a forma como as pessoas se comunicam e interagem, seja no âmbito pessoal ou profissional. Diversas ferramentas foram desenvolvidas ao longo dos anos para tornar essa comunicação cada vez mais eficiente e aumentar a produtividade das equipes.
O Microsoft Teams é o espaço de trabalho do Office 365 baseado em conversas, e tornou-se uma das ferramentas mais utilizadas em todo o mundo, com mais de 115 milhões de usuários ativos por dia, em setembro de 2020.
Ao criar uma experiência totalmente nova para o usuário, conectando pessoas, conversas e conteúdos com as ferramentas do Office 365, o Microsoft Teams facilita a colaboração e permite às equipes realizarem mais.
Neste blog post, vamos mostrar o que é o Microsoft Teams e como usá-lo de forma ainda mais eficiente na sua empresa.
O que é o Microsoft Teams?
O Microsoft Teams é uma plataforma de colaboração baseada em conversa, completa, com compartilhamento de documentos, reuniões online e muitos outros recursos extremamente úteis para comunicações empresariais.
Muita gente já conhecia o Skype, ferramenta de comunicação em vídeo chamadas adquirida pela Microsoft muitos anos atrás. O Microsoft Teams oferece não só a possibilidade de conversar em tempo real como muito mais funcionalidades. São mais possibilidades de integração e controle de processos, mais conteúdos, mais ferramentas e colaboração, e o que é melhor: tudo em espaço único para tornar o dia a dia cada vez mais produtivo.
O Teams se baseia na ideia de que ter um excelente espaço para a equipe é fundamental para poder tomar decisões criativas e se comunicar. O software de espaço de trabalho compartilhado torna isso muito mais fácil de ser alcançado, especialmente se uma determinada equipe estiver baseada em uma empresa muito grande, tiver muitos funcionários remotos ou for composta por uma quantidade significativa de membros.
Quais as funcionalidades do Microsoft Teams?
Para alguns, o Teams pode ser somente uma ferramenta de vídeo chamadas, mas para quem conhece e realmente sabe usar essa ferramenta, verá que ela traz diversas outras finalidades.
O Teams integra praticamente todas as funcionalidades do pacote Office em uma única plataforma de comunicação. Nela, os usuários podem realizar chamadas, utilizar o chat, espelhar telas para apresentações e demonstrações, utilizar ferramentas do Office como Microsoft Word, Power Point, Excel etc.
Por meio dela, os colaboradores de diferentes áreas em uma empresa, por exemplo, podem compartilhar arquivos em tempo real, acompanhar fluxos de trabalho, produzir conteúdos, criar ambientes diversos para departamentos, otimizando o tempo de trabalho e aumentando a eficiência da equipe.
Isso é feito por meio das seguintes funcionalidades:
- Equipes e canais. O Teams oferece uma funcionalidade de criação de canais por equipes. Cada equipe possui seu próprio canal e painel de conversação, que permite compartilhar o trabalho entre seus membros. Todo mundo dentro de uma mesma equipe pode ver e adicionar itens à conversa e marcar uns aos outros caso seja necessário;
- Armazenamento de documentos no SharePoint. Cada equipe criada no Teams terá uma pasta conectada ao SharePoint. Essa pasta é acessada online e conterá todos os arquivos compartilhados de uma mesma equipe. Os arquivos que os membros enviarem no chat do Teams já serão salvos automaticamente aqui e você pode definir opções exclusivas de segurança para acessar a pasta;
- Vídeo chamada online e compartilhamento de tela. O Teams permite que os membros de uma equipe fiquem mais próximos, mesmo quando estão longe geograficamente. As vídeo chamadas permitem o compartilhamento de arquivos e da área de trabalho dos participantes, para melhorar a experiência de realizar reuniões.
Como implantar o Microsoft Teams?
O Microsoft Teams possui desde ofertas gratuitas a pacotes que atendem a necessidade de cada empresa. É sempre indicado que um representante oficial faça a implementação da ferramenta e auxilie na adaptação dos colaboradores.
Embora a ferramenta seja bastante intuitiva, ter um suporte técnico especializado pode ser um grande diferencial para tirar o maior proveito possível das funcionalidades oferecidas pela ferramenta.
Microsoft Teams no dia a dia
É provável que no seu ambiente de trabalho você tenha que produzir documentos de texto, compartilhar com colegas, pedir sugestões. Para isso, você pode, por meio do Teams, criar um arquivo de Word no próprio Teams, compartilhá-lo ali mesmo na plataforma com a sua equipe, pedir sugestões ou revisões, sem precisar enviar um e-mail sequer.
Agora que você precisa enviar esse arquivo para um outro contato, basta utilizar a integração do Microsoft Exchange com a sua conta de e-mail para fazê-lo, na facilidade de um clique.
Você pode criar múltiplas planilhas de Excel, compartilhá-las de forma separada em grupos distintos ao mesmo tempo, permitindo que somente algumas pessoas façam alterações enquanto outras somente possam visualizá-la, além de estar em tempo real em um chat ou vídeo chamada.
Gerenciamento de múltiplas áreas na mesma plataforma
Por fim, o Microsoft Teams aumenta a colaboração e facilita a integração em uma única plataforma entre diversas áreas da empresa, sendo uma importante ferramenta para a gestão da inovação.
A gestão da inovação é o processo de conduzir ideias inovadoras até transformá-las em resultados. O planejamento e o processo de ter ideias, transformá-las em planos de ação e desenvolvê-las para o negócio até que se tornem realidade.
Quando uma empresa usa uma ferramenta como o Microsoft Teams para gerenciar suas equipes, a gestão da inovação também é beneficiada uma vez que é possível integrar em uma única plataforma a contribuição de todos os membros de um time.
O Teams permite ainda o desenvolvimento e instalação de aplicativos que adicionam novas funcionalidades, como o Teams Ideas IDEATION, uma solução de ideação voltada para potencializar a colaboração na geração e seleção de ideias promissoras. Isso permite estruturar a gestão da inovação na empresa, permitindo que ideias promissoras sejam conduzidas aos próximos estágios do processo.
O Microsoft Teams é apenas uma ferramenta, você ainda precisa apostar em uma boa gestão humana para ter sucesso. Mas se sua meta é estabelecer comunicações regulares e feedbacks constantes, aumentar o engajamento e fornecer transparência sobre como seu trabalho contribui para os objetivos da empresa, o Teams é a solução certa.
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