As melhores práticas de análise e seleção de Portfólio de Projetos de investimento

Sabe qual é o conceito de análise e seleção de portfólio de projetos de investimento? Essa prática é muito importante, pois proporciona que as organizações foquem em implementar projetos mais relevantes para o negócio e, consequentemente, ganhem autoridade e cresçam no mercado. Por esse motivo é fundamental entender essa questão para que você possa aplicá-la da melhor forma possível e ajude a sua empresa a obter resultados mais consistentes selecionando e priorizando os projetos certos.

Este é um assunto importante e que gera muitas dúvidas entre os profissionais da área de gestão de projetos. Pensando nisso, neste post explicaremos o que é um portfólio de projetos, informaremos qual é a importância do processo de seleção e priorização e destacaremos quais são as melhores práticas utilizadas. 

O que é um portfólio de projetos?

O portfólio de projetos faz referência ao conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas em grupo com a intenção de atingir objetivos estratégicos. Esse conceito é apresentado na sexta edição do Guia PMBOK, uma das principais referências mundiais na gestão de projetos.

De forma simplificada, podemos dizer que o portfólio funciona como se fosse uma “carteira” responsável por organizar as iniciativas. Ela contribui para melhorar a visão dos gestores em relação às iniciativas implementadas na organização.

Por conta dessa característica, essa “carteira” é a principal ferramenta na gestão de portfólio. Vale destacar que os portfólios podem ser organizados por departamentos ou por afinidades. Não há uma receita exata sobre qual é a melhor forma de organizar, pois depende das necessidades de cada negócio.

A gestão de portfólio, portanto, pode reunir vários portfólios com a intenção de facilitar e otimizar o gerenciamento. Essa prática está relacionada ao desenvolvimento da empresa a longo prazo e visa realizar os projetos certos, no momento certo.

Qual a importância dessa prática?

A análise e seleção de portfólio de projetos proporcionam inúmeros benefícios para as empresas. Entre eles estão:

  • alinhamento estratégico: a seleção de portfólio envolve a escolha e a priorização das iniciativas de uma empresa. Com isso, asseguramos que os recursos humanos, financeiros e materiais sejam investidos em projetos estratégicos, ou seja, àqueles que tragam mais retorno para o negócio e entreguem valor as partes interessadas;
  • decisões ágeis: uma das atividades da seleção de portfólio é a coleta de dados periódicos em relação às iniciativas em andamento nas empresas. Devido a esse trabalho de acompanhamento, os gestores têm acesso a várias informações quando eles precisam tomar decisões. Como os dados são organizados e qualificados, o procedimento decisório tornará ágil e assertivo;
  • diminuição dos riscos: com o monitoramento do portfólio, ficará mais fácil acompanhar as iniciativas. Esse controle favorece a percepção rápida dos desvios e contribui para uma atuação mais rápida nas situações de incerteza, reduzindo os riscos para a organização;
  • comunicação otimizada: a gestão do portfólio também envolve enviar os dados coletados aos interessados. Com isso, os gestores terão um panorama preciso sobre os projetos em andamento e poderão pensar em novas iniciativas para resolver problemas ou criar novos produtos ou serviços para o mercado.

Quais as melhores práticas de gestão do portfólio?

A gestão de portfólio é uma prática abrangente e envolve vários áreas da empresa. Por esse motivo é fundamental saber como otimizar esse processo. Pensando nessa questão, preparamos abaixo algumas dicas que o ajudarão a aperfeiçoar a gestão do portfólio de investimento na sua empresa. Confira!

1. Identificação das ideias

Para fazer uma boa gestão do portfólio, é importante realizar um levantamento de todas as ideias e iniciativas existentes na empresa. Geralmente, inicia-se solicitando aos departamentos (área contábil, financeira, de marketing, TI, recursos humanos etc.) que encaminhem as propostas de projetos previstas para o próximo período.

É fundamental também cuidar para que as propostas sejam estruturadas com informações mínimas  e que permitam a comparação entre elas. É necessário que as diversas áreas envolvidas possam contribuir na construção dos Estudos de Viabilidade Técnica e Econômica (EVTE), para evitar a priorização de projetos tecnicamente inviáveis, ou com problemas, como restrições legais ou ambientais.

Essa prática é de grande importância, pois auxilia os gestores a verificarem se uma determinada ideia é viável ou não, ou seja, se ela pode realmente ser implementada na empresa.

2. Seleção de projetos

Depois de identificar as ideias, chega-se o momento de selecionar os melhores projetos e implementá-los no negócio. Nessa fase é importante definir quais serão os critérios de seleção e classificá-los, montando um ranking com as melhores iniciativas. 

Um dos fatores críticos de sucesso é garantir o alinhamento entre os projetos priorizados e os objetivos estratégicos da organização. Os critérios de priorização e a sua importância tendem a variar de empresa para empresa, somente o conhecimento do negócio poderá auxiliar na escolha dos critérios mais relevantes para cada contexto. 

3. Balanceamento dos projetos

Após a definição de quais ideias serão priorizadas, é necessário fazer o balanceamento dos projetos. Essa prática tem com objetivo equilibrar o investimento e verificar se uma determinada empresa está priorizando propostas de uma área específica em detrimento de outras. Se essa situação ocorrer, pode ocasionar um desajuste no planejamento estratégico, pois algumas áreas da sua companhia podem ficar com o desempenho comprometido.

Além desse balanceamento, para garantir maior eficiência é necessário avaliar ainda a sua capacidade de atender os projetos com os recursos humanos, financeiros e materiais e disponíveis. Por meio dessa visão precisa da disponibilidade e consumo dos recursos, torna-se possível decidir qual é a melhor sequência para a execução do portfólio.

4. Implementação e avaliação dos resultados

Após decidir quais as ideias serão executadas, é necessário ficar atento na implementação de todas essas iniciativas. Verifique a evolução dos projetos e, se ocorrer algum desvio (pode ser nos custos, prazo ou escopo), é necessário tomar ações corretivas com a intenção de resolver o problema.

Nesse momento, também é fundamental avaliar os resultados dos projetos implementados. Por meio dessa prática é possível verificar quais projetos mantém seus resultados alinhamos com as propostas, ou business case, e quais não atingirão os resultados esperados, permitindo ao gestor decidir pela continuidade, suspensão da iniciativa ou a sua readequação.

A análise e seleção de portfólios são fundamentais, pois ajudam as empresas a identificarem quais são os projetos mais viáveis e que, portanto, merecem ter prioridade em sua implementação. Com essa prática, as organizações aproveitarão melhor os recursos, podem garantir o alinhamento dos projetos com a estratégia da empresa e tomar decisões sobre a continuidade ou suspensão de projetos.

Você está com alguma dúvida sobre como funciona o processo de análise e seleção do portfólio de projetos? Conheça a nossa solução especializada para Gestão de Projetos de Investimento e veja como podemos ajudá-lo. Será um grande prazer poder auxiliá-lo a esclarecer os seus questionamentos sobre esse tema.