Poucas coisas no gerenciamento de projetos são mais debatidas do que isso: o ciclo de vida do projeto. Ele descreve os estágios pelos quais o projeto passa à medida que avança do início ao fim. Um ciclo de vida bem definido traz ordem e estrutura ao projeto.
Que os projetos sejam divididos em estágios separados é uma sabedoria aceita. Como essa divisão deve ocorrer e o que deve ser feito em cada estágio ainda gera um pouco de debate.
Para te ajudar, abaixo desmitificamos o ciclo de vida do projeto para que você saiba como entender se o planejamento do projeto está sendo atendido. Vamos lá?
Uma breve visão geral do ciclo de vida do projeto
Antes de nos aprofundarmos na previsão do projeto, vamos revisar rapidamente as fases do ciclo de vida do projeto. Todo o processo de gerenciamento de projetos pode ser dividido em cinco grupos de processos distintos, sendo:
- Iniciação: a primeira etapa em que você descobre o ‘porquê’ da existência do projeto. Você mapeia o objetivo, escolhe um gerente e esclarece sua abordagem. A principal entrega deste estágio é o termo de abertura do projeto;
- Planejamento: é aqui que é desenvolvido um plano detalhado para a execução do projeto. Você definirá o escopo, criará uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos) e mapeará um cronograma. A maior parte do trabalho — planos de comunicação, planos de gerenciamento de riscos etc. — é realizada nesta etapa. Além do EAP, a principal entrega do planejamento, o Plano do Projeto, é feita nesta etapa;
- Execução: aqui, as atividades são colocadas em prática no projeto e você deve rastreiar ativamente as tarefas atribuídas e garantir que o projeto permaneça em andamento. Você realizará reuniões, enviará relatórios de status e garantirá que o projeto seja executado sem problemas;
- Controle: o Controle deve ocorrer junto à Execução e ao Planejamento, e concentra-se no monitoramento do progresso do projeto. Você monitora marcos, metas e atividades para manter o projeto nos trilhos;
- Encerramento: momento de entrega do projeto às partes interessadas e encerramento formal. Você também analisará o projeto quanto a falhas, insights e pontos positivos. A principal entrega neste estágio é o relatório de encerramento do projeto.
Como acompanhar a previsão do projeto?
Enquanto o ciclo de vida orienta as fases em que um projeto deve ocorrer, com entregas e atividades bem definidas para cada etapa, como é possível acompanhar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado?
O rastreamento da previsão do projeto é difícil, a menos que você tenha definido métricas quantitativas no plano para medi-lo. Elencamos a seguir algumas maneiras diferentes de ter visibilidade se um projeto está realmente indo da maneira que deveria.
1. Utilize o plano do projeto como roteiro
O trabalho para a conclusão do projeto progrediu na taxa estabelecida no plano? Quais tarefas da etapa já deveriam estar concluídas? As entregas intermediárias foram concluídas no prazo, atendendo às datas dos seus marcos? Ou as tarefas estão demorando mais que o esperado? Os marcos estão se movendo ou as pessoas estão encontrando trabalho além do que está definindo o cronograma?
Para acompanhar a previsão do projeto, você precisa usar seu plano como roteiro e determinar qual progresso real foi alcançado até o momento. Depois de avaliar a previsão do projeto em relação ao tempo, você poderá dizer se o projeto está adiantado, dentro do cronograma ou atrasado.
2. Defina entregas tangíveis
Para obter o medidor mais preciso da previsão do projeto real, não apenas acompanhe o trabalho das tarefas. Qualquer um pode dizer que uma tarefa em particular está 80% concluída se ele não possuir uma entrega bem definida.
Certifique-se de usar entregas tangíveis o máximo possível em seu planejamento, para fornecer itens verificáveis pelos quais medir o progresso. Quanto mais produtos tangíveis você puder rastrear — até mesmo produtos intermediários —, mais fácil será saber se alguma “coisa” (um desenho, peça, subfunção, relatório, algo que você pode tocar ou ver) está pronta.
3. Utilize ferramentas
As ferramentas ajudam as pessoas há milênios e podem ajudar a medir o progresso do seu projeto, especialmente porque hoje é possível contar com ferramentas que foram projetadas para ajudar a gerenciar projetos. Elas são fáceis de usar e devem estar no arsenal de qualquer pessoa encarregada de conduzir um projeto para um fim bem-sucedido.
Por exemplo, existe algo chamado gráfico de Gantt, que é apenas uma maneira elegante de dizer uma linha do tempo na qual as tarefas são indicadas como pontos que conectam o início do projeto ao final. Esse mapa visual facilita ver rapidamente onde você está em um projeto.
Outra ferramenta útil a procurar é o painel do projeto. Um painel bem elaborado deve coletar todas as métricas do seu projeto em simples gráficos e tabelas, para que você possa ver rapidamente onde está no projeto. Além disso, se estiver online, será atualizado com dados em tempo real, para que você não fique parado olhando para o progresso passado, mas para onde o projeto está atualmente.
4. Monitore os custos do projeto com KPIs
Saber se os custos do projeto estão dentro do orçamento é fundamental para garantir o retorno sobre o investimento. Na fase inicial do projeto, é feita uma estimativa dos custos de cada tarefa individual. Essa estimativa será usada como base para a gestão de custos.
A gestão de custos é a criação de controles para verificar os gastos do projeto. Para isso, é preciso definir KPIs que permitam acompanhar os gastos e determinar se você está realmente obedecendo aos controles que foram implementados.
Conheça abaixo alguns dos principais dados que devem ser monitorados:
- Variação de custo (VC): mostra se um projeto está em uma condição acima do orçamento ou abaixo do orçamento;
- Índice de Desempenho de Custo (IDC): é uma medida da eficiência de custo expressa pela razão custo orçado do trabalho executado (valor agregado) pelo custo real até o momento;
- Índice de Dsempenho de Prazos (IDP): é uma medida da eficiência do cronograma expressa como a razão entre o valor agregado e o valor planejado até o momento.
Sem dúvidas, as empresas que medem a execução dos projetos tem maior probabilidade de sucesso. No mercado concorrido de hoje, é preciso acompanhar a previsão do projeto para entregar os resultados do projeto dentro do orçamento, prazo e garantindo a satisfação do cliente.
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