Você sabe como fazer a priorização de projetos no seu negócio? Realmente essa não é uma tarefa fácil, especialmente em empresas de grande porte. Isso porque, nesse tipo de organização costuma acontecer uma série de atividades de diferentes setores e tudo ao mesmo tempo, ou seja, a escolha de quais ações serão priorizadas é bastante complexa.
Caso esse também seja o seu problema, confira este artigo. Neste post explicaremos o que é a priorização dos projetos e porque essa prática deve ser feita. Além disso, forneceremos algumas dicas que o auxiliarão a otimizar a prática e destacaremos a importância de contar com um sistema que automatize essas informações. Continue com a gente!
O que é a priorização de projetos?
Trata-se do processo pela qual diversas iniciativas ou ideias vindas de toda a empresa, são avaliadas e ranqueadas de acordo com critérios pré-estabelecidos. Esta avaliação é alinhada com o orçamento disponível para investimentos, que é uma variável muito importante para o processo de priorização, pois como o orçamento é um recurso limitado, entende-se que apenas os melhores projetos devem ser selecionados.
A priorização também é fundamental na redução de conflitos entre duas ou mais áreas. Isso acontece devido ao tratamento transparente na seleção dos projetos e a maior facilidade no momento de comunicar aos diversos departamentos organizacionais sobre os critérios utilizados nas escolhas, reduzindo o estresse e a ansiedade dos funcionários.
O que deve ser levado ao fazer a seleção?
Existem diversos fatores a serem levados em consideração no momento de fazer a seleção dos projetos. Entre eles estão as questões relativas ao custo-benefício, urgência e importância, probabilidade de sucesso e o prazo para gerar resultados. Abordaremos sobre esses aspectos abaixo. Continue lendo!
Custo-benefício
Como o próprio nome já diz, esse critério leva em consideração o quanto será investido em um determinado projeto e qual é o retorno esperado. Vale ressaltar, porém, que esse retorno não precisa ser apenas financeiro. Pode ser, por exemplo, aumento do reconhecimento de marca de um negócio, ganho de autoridade no mercado, estabelecimento de novas parcerias etc.
Quando falamos da priorização, aqui não há muitos segredos. As atividades com o maior benefício e menor custo devem ser feitos primeiro. Por outro lado, as atividades com custo alto e baixo benefício não devem ser feitas, pois não será possível justificar o investimento. Além disso, esse gasto pode gerar prejuízos ao seu empreendimento.
Urgência e importância
Esse aspecto leva em consideração quanto tempo há para executar o projeto e o impacto que ele vai gerar na empresa. Ao analisar a urgência é necessário saber se o projeto demanda uma ação imediata e se há algum paliativo para o problema enquanto a atividade não é feita.
Ao analisar a demanda, por sua vez, é necessário refletir se o projeto é importante, se tem potencial de otimizar o faturamento da empresa e se pode estar relacionado com o ganho ou a perda de clientes. Nesse quesito, é fundamental priorizar os projetos considerados como muito urgentes e importantes.
Esforço e impacto
Nesse momento, analisa-se a relação entre o esforço e o impacto em um projeto, ou seja, o quanto de energia será necessária para a produção de um resultado positivo na organização. Em relação a esse critério, deve-se priorizar as atividades que exigem pouco esforço e que têm o potencial de apresentar bons resultados. Por outro lado, os projetos que exigem muito esforço e tende a apresentar pouco impacto devem ser deixadas de lado.
Probabilidade de sucesso
Quanto menores os riscos de um determinado projeto, maior é a probabilidade de sucesso. Por esse motivo, é muito importante priorizar os projetos que têm alta probabilidade de apresentarem ótimos resultados na organização.
Nesse momento é comum surgir a seguinte dúvida: como saber se um projeto tem altas chances de dar certo? A melhor forma de fazer isso é por meio da análise de aspectos internos e externos da empresa.
As questões internas referem aos pontos fortes e fracos da companhia e podem ser trabalhadas ou melhoradas. Por outro lado, os aspectos externos são incontroláveis e fazem referência aos aspectos tecnológicos, econômicos, políticos, entre outros, que contribuem ou não para o sucesso dos projetos. A análise desses tópicos é fundamental, pois proporciona a descoberta de novas oportunidades para o seu empreendimento.
Prazo para gerar resultados
O prazo previsto na geração de resultados é outro fator relevante. Nesse aspecto, é importante priorizar as atividades com potencial de apresentar bons resultados em um menor período.
Como otimizar a prática?
A análise conjunta dos fatores mencionados anteriormente no momento de fazer a priorização de projetos o ajudará a otimizar a prática. Isso porque, você será capaz de escolher as atividades que tendem a apresentar os melhores resultados.
Com isso, a sua companhia tende a ser mais eficiente, pois aproveitará melhor os recursos disponíveis e produzirá ótimos resultados, ou seja, será capaz de fazer mais contando com menos recursos.
Qual a importância de contar com um sistema que automatize essas informações?
Como você pôde perceber a priorização de projetos deve levar diversas questões em consideração. Por esse motivo, vale muito a pena contar com um sistema que automatize as informações sobre diferentes atividades.
Os gestores que conhecem as diversas atividades exercidas terão uma visão global da empresa e tendem a tomar decisões melhores. Além disso, as informações presentes nos sistemas informatizados de gerenciamento de projetos são confiáveis e estarão disponíveis aos interessados.
Dessa forma, os administradores estarão mais tranquilos, pois poderão ter o devido suporte na tomada de decisões referentes ao futuro da empresa. Trata-se de um dos principais fatores que ajudam as companhias a selecionarem projetos sem errar.
A priorização de projetos é um dos principais desafios enfrentados por muitas organizações, especialmente as de grande porte. Isso acontece devido ao grande número de atividades de diferentes setores. Contudo, caso siga as nossas dicas de como priorizar projetos, a sua empresa conseguirá aproveitar melhor os recursos disponíveis, focará nos aspectos estratégicos do negócio e, consequentemente, crescerá mais no mercado.