gerenciamento do escopo de projeto

6 fatores a se considerar no gerenciamento do escopo de um projeto

O gerenciamento do escopo do projeto é o processo para garantir que um projeto inclua todo o trabalho necessário para alcançar seus objetivos.

As técnicas de gerenciamento de escopo permitem que os gerentes e supervisores aloquem a quantidade certa de trabalho necessária para concluir um projeto.

Essa é uma etapa essencial para garantir a qualidade do produto. Mas quais os fatores devem ser considerados durante o gerenciamento do escopo?

De acordo com o PMI, existem 6 processos no gerenciamento do escopo. Acompanhe conosco e descubra quais são eles!

1. Planejamento do gerenciamento escopo

O escopo de um projeto é o detalhamento de todo o trabalho necessário para entregar o resultado final. O primeiro passo do gerenciamento do escopo, portanto, é criar um plano que determina como este será definido, validado e controlado.

Em outras palavras, o plano deve especificar qual a forma em que o escopo será realizado, quais ferramentas deverão ser utilizadas, como o escopo será gerenciado e controlado e de que forma ele será avaliado, etapa por etapa. 

2. Levantamento de requisitos

Após o planejamento do escopo, é necessário realizar um levantamento de requisitos com o cliente. Esse levantamento consiste em tornar clara qual a real necessidade do cliente com o projeto, quais as funcionalidades são necessárias e todas as características que são fundamentais para atingir os objetivos. 

Dentre os levantamentos podemos citar dois tipos principais: funcionais e não funcionais. Os fatores funcionais consistem naqueles que são diretamente ligados ao produto, apontando quais as funcionalidades do projeto. 

Os fatores não funcionais consistem em todas as informações indiretamente ligadas ao projeto, como definições de segurança e privacidade, no caso do desenvolvimento de sistemas, ou durabilidade e sustentabilidade dos materiais, no caso de projetos de construção.

O processo de levantamento de requisitos geralmente ocorre por meio de entrevistas com o cliente, elaboração de briefing e questionários. Dessa forma, fica mais claro para os responsáveis do planejamento e execução qual deve ser a estrutura de funcionamento do projeto e quais são os pontos cruciais para o seu sucesso. 

3. Definição do escopo

Após a conclusão do levantamento de requisitos ocorre a definição do escopo do projeto, que consiste em pegar todo o planejamento realizado previamente na primeira fase e adequar às informações coletadas dos requisitos. 

Na definição do escopo, são estabelecidas informações como:

  • Qual o produto: define claramente qual deve ser o resultado final de um projeto de forma objetiva e concreta para todos os envolvidos no processo de desenvolvimento;
  • Como ele será feito: estabelece quais serão as práticas de execução, ferramentas que serão utilizadas e estratégias de desenvolvimento;
  • Qual o prazo estabelecido: aponta qual foi o prazo determinado para a entrega do projeto, considerando todos os fatores de produção;
  • Como será feita a entrega: determina de que forma será feita a entrega do projeto, podendo ser integral, por etapas etc.;
  • Critérios de aceitação: especifica qual será o critério de aceitação, considerando todo o levantamento de requisitos realizado e as necessidades do cliente.

A definição do escopo deve levar em conta todo o processo de execução do projeto e todos os envolvidos. Antes de determinar um escopo final e aprová-lo, todos os líderes devem analisar todos os detalhes referente ao seu setor como prazo, orçamento, equipe e ferramentas. 

A aprovação formal de um escopo sem a análise de prazo, por exemplo, pode gerar problemas na entrega do projeto e até mesmo a perda do cliente por não cumprimento do contrato.

4. Criação de uma estrutura analítica

Durante o gerenciamento do escopo, a forma mais fácil e eficaz de monitorar o projeto é pela divisão de etapas. Com a separação e decomposição do escopo, os líderes conseguem analisar como está o andamento de cada parte do projeto e verificar se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos. 

Além disso, é possível que ocorram alterações no escopo do projeto por motivos estratégicos ou mesmo por determinação do próprio cliente. Com a estrutura analítica do projeto feita é possível perceber de forma mais clara qual será o impacto sofrido pelas alterações, quais devem ser as mudanças a serem realizadas e traçar um novo escopo. 

5. Validação do escopo

Durante todo o processo de gerenciamento do escopo, é necessário que haja uma fase de validação das etapas concluídas. Caso alguma etapa não seja aceita pela análise de qualidade interna ou até mesmo pelo próprio cliente, deve-se realizar uma solicitação de mudança ou alteração. 

Essa solicitação é essencial para que se dê início às alterações e para que o escopo permaneça dentro do estabelecido. Com a formalização da aprovação ou abertura de solicitação para mudanças, todos os responsáveis por cada setor ficam à parte de como está o andamento e de possíveis alterações de prazo.

6. Controle do escopo

O controle do escopo é o mesmo que o monitoramento de todo o processo para garantir que os requisitos e determinações estão sendo cumpridos. Com um monitoramento constante os líderes conseguem ter mais controle sobre suas equipes e verificar se há a necessidade de alguma alteração do escopo. 

Além de manter o prazo em dia, os gestores precisam estar atentos ao cumprimento do orçamento estabelecido. Alterações não previstas e a falha no gerenciamento do escopo podem gerar mais custos ao projeto, o que pode inviabilizar a sua execução ou atrapalhar na qualidade do produto final. 

Conclusão

Durante o desenvolvimento de projetos, as equipes devem realizar reuniões com todos os envolvidos para esclarecer quaisquer desafios ou possíveis problemas.

Essa prática, assim como a utilização de ferramentas digitais de monitoramento e gestão de projetos, é essencial para manter o funcionamento e evitar falhas de comunicação.

Saber direcionar os recursos para aqueles projetos com maior impacto estratégico é essencial para garantir a qualidade do produto entregue. 

Realizar simulações que apresentem quais escolhas são mais rentáveis permite aos gestores tomar uma decisão informada. Conheça a análise de portfólio e veja como ela pode te ajudar na sua escolha!