Algumas empresas têm a falsa concepção de que basta escolher um software de gestão de projetos para garantir o sucesso de todos os seus empreendimentos. E enquanto o uso do software realmente te coloca no caminho certo, existem alguns pontos importantes que devem ser considerados para que a implementação do sistema seja bem-sucedida e atenda às expectativas da empresa.
Antes de mais nada, é preciso entender que o software de gestão de projetos é apenas uma ferramenta, e por melhor e mais sofisticada que ela seja, ainda precisa ser bem utilizada para garantir os melhores resultados.
A boa notícia é que em nossos anos de experiência acompanhando empresas na implementação de soluções de gestão de projetos, tivemos a oportunidade de observar os erros mais comuns cometidos e criar uma lista com os pontos que devem ser observados para assegurar o sucesso de sua implantação. Abaixo, compartilhamos quais são esses pontos! Acompanhe:
Qual a importância do software de gestão de projetos?
Software de gestão de projetos é um programa que ajuda a planejar, colaborar, organizar, rastrear e entregar projetos de todos os tipos dentro do prazo e de forma integrada. Ele reúne equipes, gestores e clientes em uma mesma plataforma, permitindo que todos estejam na mesma página.
Basicamente, o software de gestão cuida das pequenas tarefas repetitivas de forma eficiente, para que a equipe envolvida no projeto possa se concentrar nas atividades que agregam valor e permitem entregar resultados. O programa faz isso atuando em cinco frentes:
- Colaboração: um projeto envolve uma equipe, muitas vezes, grande colaborando em busca de um mesmo objetivo. O software de gestão permite que todos trabalhem individualmente em suas atividades, porém com foco no todo, sabendo onde e como cada atividade se encaixa;
- Prazo: sem um sistema no lugar, pode ser difícil para a equipe acompanhar e atender os prazos. O software oferece uma visão holística de tudo que está sendo feito e das relações de hierarquia entre atividades para que cada membro se empenhe em atender aos prazos;
- Recursos: gerenciar os recursos em um projeto é fundamental para garantir que a execução aconteça sem desvios, para isso é fundamental ter a alocação do recurso certo, no tempo certo. O software de gestão destaca a alocação e disponibilidade de todos os recursos, mostrando quando eles estarão disponíveis para que a equipe possa se planejar com antecedência e assertividade.
- Orçamento: ao longo de um projeto, é muito fácil que as coisas saiam do controle. A meta de um gerente de projeto é manter o custo real abaixo, ou pelo menos dentro do custo estimado para maximizar o lucro obtido pela empresa com o projeto, e o software te ajuda a fazer isso;
- Documentação: todo projeto envolve uma documentação que precisa estar organizada e acessível. O software de gestão de projetos organiza todos os documentos com segurança, compartilhando o acesso a todos os membros da equipe.
Implementação do software de gestão de projetos: indo além das funcionalidades
Não há dúvidas, portanto, do porquê o software de gestão de projetos é importante. Contudo, colher os benefícios que listamos acima dependerá inteiramente de como você e sua equipe lidam com a implementação do sistema. Para isso, é preciso considerar alguns pontos que vão além dos requisitos técnicos e funcionais da solução escolhida.
Ao longo dos anos, observamos que é muito comum em projetos de implantação de soluções de TI, e especialmente em projetos de Microsoft Project Online, o foco excessivo nas funcionalidades e características técnicas do software, deixando os aspectos humano e organizacionais em segundo plano, quando não são totalmente esquecidos. Cria-se uma lista de requisitos funcionais, outros técnicos, e esquecemos que a solução será operada por pessoas para atender objetivos de negócios, e que essa combinação será o fiel da balança entre o sucesso e o fracasso na implantação do projeto.
O sucesso de qualquer implantação vai depender essencialmente de questões que envolvem menos tecnologia e mais pessoas e aspectos de negócios. É importante prestar atenção nos pontos a seguir.
1. Alinhamento de expectativas
A implementação do software de gestão de projetos deve vir de uma necessidade empresarial definida, uma proposta de valor sólida, mostrando os ganhos e benefícios após a implementação da solução. Normalmente, esse benefício virá na forma de um retorno sobre o investimento (ROI) que a empresa fez para adquirir e instalar o software.
Calcular os benefícios, quantitativos e qualitativos, da implementação de software é sempre a primeira etapa; um requisito comercial definitivo deve ser estabelecido antes que qualquer ideia de compra seja colocada na mesa. Em outras palavras, pergunte-se: qual é o propósito do software de gerenciamento de projetos para a sua empresa? É necessário que haja um entendimento metodológico para que a solução seja utilizada em sua potencialidade, e da adequação da solução ao nível de maturidade em gestão de projetos da sua organização.
2. Garanta o engajamento da equipe
Seu software será tão bom quanto a adesão que você conquistar com sua equipe. Lembre-se de que essa é uma mudança brusca na rotina dos colaboradores e que exige tempo e esforço para dar certo. Dessa forma, é essencial que todos estejam envolvidos desde o início, para que, ao finalizar a implementação, o software já esteja incorporado à rotina de todos os envolvidos.
Uma ótima maneira de conquistar esse engajamento é mostrando a todos as dores que o software de gestão de projetos solucionará. Foque nos benefícios práticos que serão alcançados e se preocupe em entender como eles se sentem sobre isso.
3. Treinamentos e ensinamentos
Novamente, a implementação do software é uma grande mudança. Por isso, é essencial se aprofundar em como funcionará o novo sistema e realizar treinamentos e workshops junto à equipe. Além de ser uma oportunidade de mostrar os benefícios do uso do sistema, essa também será uma ótima forma de incentivar desde o começo a colaboração entre os membros do time.
Implementar uma nova plataforma de gerenciamento de tarefas, equipes e projetos pode ser um investimento caro em tempo e dinheiro. Para ter sucesso e garantir que sua organização atinja os objetivos estabelecidos para a implantação, é essencial ter os benefícios esperados claramente definidos no início do projeto, garantir o engajamento e capacitar todos da equipe no uso da solução.
Uma boa consultoria pode te ajudar com isso, acompanhando todas as etapas da implementação até que o sistema esteja totalmente integrado à rotina da empresa.
A Prosperi tem os especialistas certos para isso! Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!
