Sabe como automatizar as informações dos projetos? Realmente essa não é uma tarefa fácil e em uma análise inicial pode parecer uma realidade distante para muitas empresas. No entanto, essa prática ajudará o seu negócio a ser mais produtivo, a aproveitar melhor os recursos disponíveis e a selecionar melhor os projetos. Todos esses aspectos contribuirão para que a sua empresa ganhe um diferencial competitivo no mercado.
Imagino que você deva estar bastante interessado em saber mais sobre esse assunto. Pensando nisso, neste artigo destacaremos qual a importância da automação de projetos, explicaremos por que essa prática é uma tendência no mercado e informaremos os motivos pelos quais você deve investir na automação dos dados no seu empreendimento.
Qual a importância da automação de projetos?
A automatização dos projetos tem demonstrado ser cada vez mais indispensável nos negócios, especialmente nas empresas de grande porte. Isso porque, nessas organizações há um grande número de projetos, dados e informações.
Dessa forma, é necessário organizar todos esses dados para que eles sejam analisados da melhor forma possível. Quando as informações estão bem organizadas, os gestores tendem a tomar decisões mais assertivas em relação ao futuro da empresa (se vai, por exemplo, investir na expansão do negócio, lançar novos produtos no mercado, decidir quais projetos serão implementados, entre outras medidas).
Por que essa prática é uma tendência no mercado?
A evolução constante das ferramentas tecnológicas faz com que a automatização seja uma tendência natural em atividades de diversos setores de uma empresa. Por esse motivo, é importante saber aplicar o conceito da melhor forma possível.
Nesse momento, é fundamental identificar as tarefas que possam ser automatizadas, pois essa prática otimizará a produtividade e ajudará os gestores da companhia a focar as atenções em relação às tarefas estratégias da sua empresa.
Vale destacar que esse trabalho já deve começar na gestão de projetos. Isso possibilitará que a organização tenha um conhecimento sobre o panorama geral e também de cada projeto específico. Dessa forma, torna-se mais fácil a identificação de quais tarefas podem e devem ser automatizadas.
Por que investir na automação na sua empresa?
A automação apresenta diversos benefícios para as organizações. Entre eles estão a obtenção de relatórios, a tomada de decisões assertivas e a redução de gastos. Abordaremos sobre essas questões detalhadamente na sequência do artigo.
Relatórios e controles
A possibilidade de o recurso abrir suas tarefas em uma ferramenta, como o Microsoft Project Online, e poder trabalhar nela, permite ao sistema oferecer relatórios e controles gerenciais. Eles são muito úteis, pois ajudam as empresas a economizarem tempo em reuniões, planilhas ou apresentações de status de projeto.
Isso porque, algumas informações gerenciais relevantes são geradas automaticamente com os dados inseridos pelos recursos, como gráficos de desempenho e saúde, controle de horas gastas em cada projeto e atividade, quando os recursos estão livres para uma próxima tarefa, e outras informações importantes para a tomada de decisão no projeto.
Essa facilidade possibilita os gestores a terem conhecimento sobre a performance de diferentes projetos, ou seja, auxilia no controle de resultados. Por meio dessa prática, torna-se possível a adoção de medidas que visam otimizar a produtividade e os resultados dos empreendimentos.
Decisões assertivas
Como os sistemas de gestão apresentam vários relatórios e análises das atividades e departamentos, os gestores têm acesso a uma grande variedade de dados e eles ajudam as empresas a tomarem decisões assertivas e estratégicas a partir de todas as informações obtidas.
As empresas, especialmente as de grande porte, contam com diversos departamentos que realizam várias projetos. Além disso, há um grande número de dados nesses processos. Ferramentas de análise de dados e de geração de relatórios e dashboards, conectam dados e permitem aos gestores, de forma autônoma, ou seja, sem o apoio da área de TI, explorarem as informações e tomarem decisões mais assertivas a respeito do andamento dos projetos e dos impactos para o negócio.
Diminuição de gastos
Além de otimizar a produtividade, a automação contribui para a redução dos gastos nas organizações. Essa prática auxilia os gestores a terem controle em relação às ações executadas pelo time e, dessa forma, torna-se possível investir melhor o tempo da equipe ao focar nas atividades que mais contribuem para atingir os objetivos do projeto.
Com isso, a organização consegue aproveitar melhor os recursos disponíveis e reduzir as despesas desnecessárias na alocação de recursos em tarefas manuais e repetitivas, como gerar relatórios, levantar informações de progresso, elaborar apresentações etc.
A automação das informações dos projetos é essencial, pois reduz o trabalho manual, a redundância de informações, os erros e permite ao gestor focar em definir prioridades e fazer o monitoramento e acompanhamento efetivo dos resultados. Há várias ferramentas que podem ser utilizadas com esse sentido. Entre elas estão o Microsoft Project (gestão de projetos), Power BI (relatórios), Teams Ideas (business case e priorização de portfólio).
Considerando todos esses benefícios mencionados nesse artigo, vale muito a pena implementar essa prática na sua empresa.