Um dos grandes desafios encontrados por gestores nas organizações, de qualquer tipo, é acompanhar os projetos, da ideia até a sua execução e encerramento.
Existem diversas ferramentas no mercado que são de grande utilidade para tornar esse desafio mais simples, ágil e eficaz. Entre elas, vamos destacar o Microsoft Project Online.
Neste artigo, falaremos sobre o Microsoft Project Online, como ele pode ser de grande importância para a sua empresa, e de como a integração dele com outras soluções, como ERP e o Microsoft Teams, pode aprimorar ainda mais a eficiência no gerenciamento do trabalho, de projetos e de portfólio.
O que é o Microsoft Project Online?
O Microsoft Project Online é uma solução online para gerenciamento de Projetos e Portfólios (PPM). Ele possuí recursos avançados de planejamento, seleção e priorização de projetos, gerenciamento de recursos corporativos, além de permitir que os gerentes planejem a execução de um projeto do início ao fim, separando as tarefas por etapas, delegando atividades e aprimorando a comunicação entre as equipes dentro de uma empresa ou departamento.
Usando o software cliente do MS Project Online é possível realizar o planejamento detalhado dos projetos, estabelecendo calendários, cronograma com prazos de entrega e notificações.
Ao publicar o projeto no Project Online, é possível distribuir, automaticamente, tarefas aos colaboradores, otimizando o tempo e se beneficiando de um ambiente de trabalho colaborativo e integrado.
O MS Project Online permite ainda que os executivos selecionem e priorizem quais projetos serão executados, e tenham uma ampla visualização de dados, com a geração de relatórios e dashboards que fornecem informações de acompanhamento detalhado de cada projeto e uma visão unificada de todo o portfólio.
Como o Microsoft Project Online funciona?
Uma das fases mais importantes na transformação de uma ideia em um projeto é o business case, onde o gerente deve criar uma proposta e realizar o planejamento preliminar, definir tarefas, prazos e recursos, materiais e humanos. Tudo isso é acrescentado em um fluxo de trabalho, que se junta a diversas outras propostas para serem submetidas à aprovação de um comitê executivo.
Este vai definir, com base em critérios objetivos como alinhamento estratégico, disponibilidade de recursos, obrigações legais, quais projetos serão executados e quais serão rejeitados. Essa é a primeira grande contribuição do Microsoft Project Online em uma organização, ele permite automatizar e padronizar o processo de seleção e priorização de projetos do portfólio.
Com o projeto aprovado, é preciso detalhar todo o planejamento, nesta fase serão adicionadas a ele etapas de trabalho, estipulando todas as informações necessárias e importantes àquela etapa.
É possível, por meio do Microsoft Project Online, designar recursos destinados ao projeto, determinar prazos de entrega, estabelecer custos e especificar a importância de cada etapa, bem como a linha do tempo e as suas linhas de bases, que serão as referência para mostrar o caminho que o projeto deve seguir.
Os colaboradores conseguirão acessar as tarefas que lhes forem designadas e ter em mãos diversas informações referente ao fluxo de trabalho, como prioridades na execução, esforço previsto, prazos, materiais complementares, gastos etc.
O uso dessa ferramenta otimiza o tempo de trabalho, evitando reuniões longas e muitas vezes desnecessárias, possibilitando que os gerentes de projeto e executivos tenham todas as informações disponíveis com mais facilidade e empreguem melhor seus esforços de gerenciamento em resolver questões que impedem a evolução dos trabalhos.
O Project Online oferece ainda possibilidade de criação de relatórios, gráficos, planilhas, que permitem análises de diferentes ângulos, dando foco àquilo que realmente importa. Assim como uma visão completa e detalhada da utilização dos recursos ao longo do tempo, tendo um mapa completo de alocação e disponibilidade de cada recurso da empresa.
Quem usa o Microsoft Project Online?
O MS Project Online é uma solução que se adequa a qualquer necessidade de gerenciamento de projetos, portfólio e trabalho. No entanto o seu grande diferencial está na sua capacidade de gerir todo o portfólio, permitindo aos executivos um maior controle de todos os projetos que estão em desenvolvimento.
Empresas e profissionais de todos os segmentos podem utilizar o MS Project Online, tornando o seu uso um importante instrumento de controle de produtividade e eficiência.
Até mesmo autônomos podem se beneficiar desse tipo de ferramenta de gestão, criando um ambiente de trabalho colaborativo e organizado. Podendo, por exemplo, compartilhar com o cliente as informações sobre o andamento das atividades de um determinado projeto em tempo real.
Hoje em dia, não é mais necessário ser um Gerente de Projetos Profissional, ou PMP, para gerenciar ou ser membro de equipe de um projeto. A Microsoft entendeu isso e criou uma solução flexível e robusta que se adequa às mais diversas necessidades de gerenciamento de trabalho, projetos ou portfólio.
Empresas tem necessidades diferentes e executam diversos projetos simultâneos, sendo necessário adotar soluções robustas que forneçam governança sobre todo o portfólio, e que possibilitem a integração com soluções de negócios e de colaboração. Nesse sentido o Project Online é a ferramenta certa para projetos tradicionais, ágeis ou para a gestão de portfólio.
Integração com o Microsoft Project Online
A integração de ferramentas é uma realidade e uma necessidade, permitindo que programas distintos conversem e facilitem a vida dos usuários. O Microsoft Teams é uma ferramenta de comunicação desenvolvida pela Microsoft que permite integração ao Project Online.
Por meio do Teams, é possível que a comunicação seja ainda mais eficiente, utilizando todos os benefícios já oferecidos pelo Project Online e conectando-o a uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas do mundo, sem a necessidade do usuário mudar o espaço de trabalho.
A integração aumenta a colaboração incorporando ferramentas de chat, vídeo, e-mail e até chamadas telefônicas integradas, porém a integração com o MS Teams permite também o espelhamento de telas, compartilhamento de arquivos, acompanhamento do fluxo de trabalho e vários outros benefícios.
Outra integração importante é com as soluções de ERP, particularmente o SAP, uma das soluções mais utilizadas pelas grandes empresas. Softwares de gestão de projetos são ferramentas para apoiar os gerentes nas tarefas de gerenciamento, então precisam ser flexíveis e fáceis de serem utilizados.
Os sistemas ERPs são soluções integradas para controle de todos os recursos empresariais, é onde estão todas as informações detalhadas de pagamentos, orçamento, plano de contas, pessoal, materiais entre outros. Em geral são soluções mais robustas e de difícil usabilidade.
A integração do Project Online com o ERP permite a visão dos progressos físico e financeiro dos projetos de forma unificada, dando ao gerente de projeto e aos executivos as informações precisas, automatizadas, para melhorar a qualidade da tomada de decisão.
Como implantar o Microsoft Project Online?
Implementar uma solução de Gerenciamento de Projetos e Portfólio (PPM) requer um conhecimento um pouco mais aprofundado de processos de gerenciamento de projetos com o uso de tecnologia, embora a sua utilização seja bastante intuitiva a implantação não é tão trivial. Contar com um parceiro Microsoft na implantação do Project Online pode ser de grande auxílio para conseguir extrair o máximo do potencial que a ferramenta oferece e acelerar a obtenção dos benefícios que ele proporciona.
Além disso, um profissional qualificado e experiente pode ser de grande ajuda para a integração do MS Project Online com outras ferramentas, como o Microsoft Teams e o ERP, por exemplo.
Dessa forma, o gerenciamento dos projetos e a comunicação entre os colaboradores da equipe será cada vez mais eficiente, impactando os resultados do processo de implantação, permitindo a adoção da ferramenta pela equipe de forma gradativa, porém rápida.
A Prosperi é o parceiro mais premiado da Microsoft na América Latina na implantação de soluções baseadas no Project Online e no desenvolvimento de Apps Microsoft Teams.
O Teams Ideas PROJECTS é um acelerador desenvolvido para reduzir o tempo de implantação e adicionar funcionalidades customizadas através de aplicativos, como o Kanban Board, que permite trabalhar de forma híbrida, e o Financial, um gerenciador para o acompanhamento financeiro dos projetos.
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