Toda empresa quer concluir o máximo de projetos, no menor tempo e com a melhor qualidade final possível. No entanto, a limitação de recursos nem sempre torna isso possível. A gestão de portfólio de projetos é a ferramenta certa para resolver esse problema.
A gestão de portfólio de projetos (do inglês, Project Portfolio Management — PPM) garante que a organização execute os projetos certos, no tempo certo e de uma forma consistente para entregar o máximo de valor.
De acordo com o Project Management Institute (PMI), esse processo é a chave para ganhar vantagem competitiva, permitindo à diretoria da empresa tomar decisões informadas e rápidas sobre seus projetos.
Mas como realizar uma gestão de portfólio de projetos eficiente? Abaixo, separamos as práticas recomendadas pelo PMI. Acompanhe!
A importância da gestão de portfólio de projetos
Alinhar os investimentos da empresa com os objetivos de negócios em constante mudança continua sendo um dos grandes desafios enfrentados pelos gestores da área. Mesmo com os melhores esforços, um número de iniciativas segue sem atingir o alvo pretendido.
Existem inúmeros fatores que contribuem para o sucesso ou o fracasso de um projeto. É por isso que, ao longo dos anos, organizações investiram recursos para prever a produtividade e qualidade de cada projeto.
Enquanto as técnicas criadas realmente melhoraram a execução do projeto, elas ainda falham em determinar o retorno sobre o investimento que cada iniciativa poderia trazer.
A gestão de portfólio de projetos chega para resolver isso. Segundo o PMI, ela deve ser dividida em quatro etapas, a saber: a fase de inventário, a fase de análise, o alinhamento e, por último, o gerenciamento. Veja a seguir do que é composta cada fase.
Os 9 passos na gestão de portfólio de projetos
Seus projetos são investimentos e, como tal, é preciso gerenciar os riscos e garantir o retorno sobre eles. Esse é o objetivo da gestão de portfólio.
O PMI divide a gestão de portfólio de projetos em nove processos principais, divididos em dois grupos de processos, sendo:
- Alinhamento: grupo em que se encontram os processos que definem como o portfólio será gerenciado e quais elementos serão usados na avaliação de cada projeto;
- Monitoramento e controle: grupo com os processos de revisão periódica dos projetos aceitos, a partir de indicadores de desempenho pré-definidos.
Veja abaixo os nove passos na gestão de portfólio de projetos separados por grupo:
Alinhamento
- Identificação: processo de documentação e montagem de uma lista para tomada de decisão, com todos os componentes propostos e em andamento, incluindo informações-chave de cada projeto;
- Categorização: são definidas categorias em que um conjunto similar de critérios possa ser aplicado para facilitar a avaliação. As categorias devem ser definidas de acordo com o planejamento estratégico da empresa;
- Avaliação: nesta etapa, deve-se reunir toda a informação pertinente para avaliar os projetos. Essa informação deve ser coletada e sintetizada, podendo ser qualitativa ou quantitativa. Gráficos, planilhas e documentos podem ser produzidos para suportar essa etapa;
- Seleção: etapa de decisão sobre os projetos que avançarão, baseado no processo de avaliação e nas capacidades de recursos da organização;
- Priorização: nesta etapa, o objetivo é ranquear os projetos de acordo com categorias estratégicas para a empresa (por exemplo, inovação, redução, de custos, manutenção);
- Balanceamento: momento de organização dos projetos priorizados em um mix de projetos que possuem o maior potencial de alcançar metas estratégicas da empresa;
- Autorização: processo de comunicar a aprovação de cada projeto incluído no mix da etapa anterior e alocar formalmente os recursos (humanos e financeiros) para o que o trabalho seja iniciado.
Monitoramento e controle
- Revisão e relatórios periódicos: este é o momento de coletar e reunir indicadores para acompanhar o desempenho dos projetos e fornecer relatórios de como estão indo para podermos rever o portfólio periodicamente. Esta atividade deve e ser realizada periodicamente durante o ciclo de vida do portfólio;
- Mudança estratégica: este é o momento de realizar mudanças para assegurar que o portfólio continue alinhado aos objetivos estratégicos da organização. As mudanças devem ser avaliadas e realizadas continuamente, sempre que necessário.
Historicamente, as organizações tentam melhorar a visibilidade dos seus portfólios, reunindo informações de cronograma, orçamento e progresso dos projetos. Para conquistar mais eficiência ao esforço empregado, além de garantir que todos os projetos sejam planejados em detalhes e atualizados de forma consistente, é preciso ter metódos eficazes de escolher a carteira correta de projetos. Esse raramente é o caso quando as únicas ferramentas disponíveis são o e-mail e as planilhas eletrônicas
É por isso que as ferramentas para apoiar a gestão do portfólio de projetos, como o Teams Ideas, estão se tornando cada vez mais populares, uma vez que possibilitam reunir em um só lugar todos os dados, dando ao gestor um dashboard completo de informações para tomar suas decisões.
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