Na gestão de projetos, cada atividade conta. Mas, então, como garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, especialmente em projetos maiores?
Grandes projetos envolvem a colaboração entre múltiplas partes e a sincronia entre atividades que, muitas vezes, possuem relação de dependência.
Sem um plano de ação, pode ser difícil rastrear tudo que está sendo feito e garantir que nada atrapalhe o desenvolvimento do projeto.
Um plano de ação não é uma ferramenta exclusiva da gestão de projetos, mas pode ser muito útil a ela.
A seguir, discutiremos o que é o plano de ação e qual o passo a passo para criar um para seus projetos.
O que é o plano de ação e quais os benefícios de usá-lo?
Um plano de ação é uma ferramenta que mapeia todas as atividades e a ordem em que elas devem acontecer para que um objetivo seja atendido.
O plano de ação identifica os responsáveis por cada tarefa, o momento em que elas devem ser realizadas e como devem ser feitas.
Na gestão de projetos, o objetivo do plano de ação pode ser a conclusão do projeto — dessa forma, o plano de ação cobrirá toda a extensão do projeto — ou a conclusão de cada etapa, sendo necessária a elaboração de um plano de ação para cada uma.
Os benefícios de utilizar um plano de ação no desenvolvimento de um projeto são muitos. Um dos principais é a identificação de todos os recursos que serão necessários para a conclusão de um projeto.
O plano de ação também dá à gestão uma ideia melhor do tempo que será gasto para que o projeto seja concluído, uma vez que permite quebrar as ações necessárias para isso em pedaços menores, mais fáceis de serem mensurados.
Para completar, o plano de ação facilita o trabalho do gestor, uma vez que, a partir do plano, é possível alocar melhor os recursos disponíveis, garantindo que cada atividade seja designada ao profissional ou aos profissionais mais adequados.
Veja também nosso artigo sobre priorização de projetos e aprenda como escolher sem errar.
Como montar um plano de ação para projetos: 7 passos
Criar um plano de ação parece fácil — e é! No entanto, é preciso prestar atenção em alguns detalhes antes.
Basicamente, um plano de ação eficaz deverá conter:
- Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado;
- Tarefas / etapas que precisam ser realizadas para atingir a meta;
- Pessoas que se encarregarão de realizar cada tarefa;
- Quando essas tarefas serão concluídas (prazos e marcos);
- Outros recursos necessários para completar as tarefas;
- Medidas para avaliar o progresso.
Veja abaixo um passo a passo para elaborar cada um desses componentes.
1. Defina seu objetivo
Como falamos, seu objetivo pode ser a conclusão do projeto. Dessa forma, o objetivo do plano de ação será o mesmo objetivo final do próprio projeto.
No entanto, quando pensamos em projetos longos e complexos, essa pode não ser a melhor abordagem. Você pode quebrar o seu projeto em partes menores e desenvolvê-los separadamente.
Esses partes não precisam, necessariamente, ser iguais às etapas do projeto. O importante é a definição de metas que tornem mais tangível a mensuração da evolução do progresso rumo ao atingimento dos objetivos.
Uma técnica interessante a ser utilizada para definição de metas é conhecida como SMART, um acrônimo, em inglês, que define que uma meta deve ser:
- Específica (Specific): bem definida e clara;
- Mensurável (Measurable): você deve ser capaz de aplicar indicadores para mensurá-la;
- Alcançavel (Attainable): deve ser uma meta realista;
- Relevente (Relevante): deve estar alinhada com o projeto como um todo;
- Temporal (Time-based): deve ter uma data final.
2. Liste as tarefas a serem realizadas
O objetivo agora está claro. Mas o que exatamente você precisa fazer para alcançá-lo?
Neste passo, você deve identificar todas as ações que serão necessárias para que o objetivo definido no passo anterior seja alcançado.
Crie uma tabela com três colunas, conforme abaixo:
AÇÃO | RESPONSÁVEL | PRAZO
Assegure-se de que não haja nenhuma tarefa complexa ocupando uma linha. Se for o caso, divida tarefas grandes ou complexas em atividades menores.
Outra dica importante é envolver todo o time nesse processo para que as responsabilidades sejam definidas de forma conjunta e para que todos saibam bem seus respectivos papéis na busca pelo objetivo.
3. Priorize tarefas e prazos
Nem todas as atividades possuem a mesma importância. Umas podem ser mais urgentes do que outras, enquanto algumas podem depender da conclusão de uma outra tarefa para ser iniciada.
Tudo isso deve ser definida neste passo, para que um cronograma seja montado.
Sempre que possível, consulte pessoas com experiência no tipo de atividade a ser executado e também os responsáveis pela execução de cada tarefa para que sejam definidos prazos realistas.
4. Defina marcos
Pense sempre em definir marcos em seu plano de ação, pois eles facilitam a comunicação acerca do progresso das atividades.
Além disso, a definição de marcos em planos de ação ajuda a manter a equipe motivada, uma vez que lhe dá objetivos intermediários a alcançar.
Em outras palavras, ao ver os marcos serem atingidos, o andamento do projeto se torna mais tangível, dando à equipe mais ânimo para prosseguir.
5. Identifique os recursos necessários
Além dos recursos humanos, podem ser necessários outros recursos para a conclusão de um plano de ação.
Isso pode significar materiais, ferramentas, serviços terceirizados, viagens, hospedagens, softwares, até o hardware necessário. Você também deve incluir seu orçamento como um recurso.
Afinal, sem dinheiro para investimento, um plano de ação pode acabar não saindo do lugar. Com os recursos identificados, será possível garantir que todos têm o que precisam em mãos para realizar suas atividades.
6. Torne o plano fácil de visualizar
Você pode criar um cronograma no MS Project, usar uma ferramenta própria ou mesmo colocar seu plano em quadro branco.
O importante é que todos na equipe consigam visualizar o plano de ação de uma maneira fácil, clara e simples. Este documento deve ser fácil de acessar e deve ser editável.
7. Monitore, avalie e atualize
Um dos motivos pelos quais o plano de ação deve ser editável é que você precisa acompanhar de perto o que está sendo feito, o que já foi feito e ainda precisa ser realizado.
Isso te dará uma visão clara do andamento do plano como um todo, permitindo que sejam feitos os ajustes necessários para que o prazo final seja atendido.
Um plano de ação é projetado para orientar o caminho para atingir seus objetivos. Ele transforma sua visão em metas e etapas viáveis e ajuda você a se manter focado e motivado.
Gostou de aprender sobre o plano de ação? Conheça também o que é um programa de ideias e veja como ele pode beneficiar sua gestão!
