Gestores lidam com múltiplos projetos a todo momento. Isso envolve gerenciar pessoas, recursos e ferramentas para garantir que cada um dos projetos seja bem-sucedido.
Pode parecer fácil na teoria, mas na prática a gestão de projetos é uma tarefa complexa, considerando as diversas partes que influenciam no resultado de um projeto. É por isso que contar com um software de gestão de projetos é fundamental.
O software de gestão de projetos agrupa em um só lugar o planejamento, programação, alocação de recursos, execução, acompanhamento e entrega de um projeto ou de um portfólio.
Os benefícios que a ferramenta traz são inúmeros — para te mostrar, no artigo de hoje explicaremos como funciona um software de gestão de projetos e o que ele pode fazer pela gestão da sua empresa!
O que é o software de gestão de projetos?
O software de gestão de projetos é exatamente o que parece: um hub central para gerenciar todos os detalhes e partes de um ou de vários projetos.
O software reúne todas as informações e etapas necessárias para que um projeto seja concluído. Ele monitora as atividades realizadas e serve como uma referência para as equipes de como está o projeto e de qual é a responsabilidade de cada um em cada momento do projeto.
Existem diversas opções de software de gestão de projetos disponíveis no mercado. Cada uma oferecerá funcionalidades diferentes, como gráfico de Gantt, quadros Kanban, uso de metodologias ágeis ou preditivas, personalização dos fluxos de trabalho, entre outros.
Independentemente das funcionalidades, o software deve ser capaz de mostrar a capacidade de trabalho e o uso de cada recurso do projeto para que você, gestor, possa tomar decisões como definir ou realocar atividades conforme as necessidades.
Benefícios do uso de um software de gestão de projetos
Uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI) constatou que 18% dos projetos falham por não contarem com uma gestão adequada dos recursos.
Além disso, a pesquisa ainda aponta o aumento do escopo ao longo do tempo de vida do projeto como um dos principais fatores para que investimentos sejam desperdiçados e para que o projeto atrase. Tudo isso pode ser evitado com o software de gestão de projetos certo.
O objetivo principal do software de gestão de projetos é auxiliar os gestores enquanto eles avançam pelos diferentes estágios do projeto. Ele une planejamento de projetos, gerenciamento de recursos, colaboração em equipe, finanças e cobrança, controle de tempo e relatórios, permitindo que você gerencie projetos desde o escopo até a entrega.
Aqui estão os benefícios:
- Planejamento de projeto: o principal benefício das soluções avançadas de gerenciamento de projetos é a automação quando se trata de planejamento e programação de projetos. Essas plataformas não apenas ajudam os especialistas em projetos a estabelecer uma base sólida, fornecendo ferramentas para definir os marcos, principais resultados e funções antes da execução;
- Gestão equilibrada de recursos: as ferramentas de gerenciamento de projetos têm os melhores recursos para detectar gargalos e mostrar o quadro real de alocação x disponibilidade dos recursos da equipe. Elas oferecem visibilidade das cargas de trabalho de todo o portfólio de recursos;
- Previsão de pipeline: na maioria das vezes, a função de um gerente de projeto implica o gerenciamento de um porfólio de projetos. No entanto, é comum a falta de visibilidade sobre o progresso e o uso dos recursos. O software de gestão de projetos fornece a todos uma visão geral dos projetos concluídos, em execução e planejados, de modo que todos os tipos de gargalos podem ser evitados antes que levem a um desastre;
- Melhor colaboração da equipe: as pessoas frequentemente designam tarefas individuais que são parte de um projeto maior que toda a equipe está tentando concluir. O software de gerenciamento de projetos oferece aos funcionários um método para colaborar em projetos, discutindo tarefas, cronogramas, dependências, trabalhos pendentes etc.;
- Fluxo de trabalho em destaque: usando software de gerenciamento de projeto com quadros Kanban ou Sprints, você mantém todos informados e garante que a equipe do projeto saiba no que trabalhar e tenha listas de tarefas com prioridades.
Como escolher o software de gestão de projetos?
Como falamos, o software de gestão de projetos pode vir com vários recursos. Para escolher o melhor para sua empresa, portanto, você deve observar se o programa auxilia a resolver as seguintes questões:
- O software deve possuir recursos que facilitem a comunicação e a colaboração, permitindo informar sobre o status de todas as tarefas por meio de notificações em tempo real;
- O ideal é que toda a comunicação de um projeto esteja reunida no software, ou na suíte do próprio fabricante, e você não precisará utilizar aplicativos de comunicação de terceiros para discutir o que é necessário com as pessoas envolvidas no projeto;
- O programa deve tornar mais fácil para sua equipe e para você entender quais são as prioridades e prazos das tarefas que cada um é responsável;
- O software deve permitir que você tenha a liberdade de utilizar em metodologias ágeis, preditivas ou híbridas.
- O software de gestão de projetos deve tornar fácil a visualização de problemas. Ele deve permitir que você detecte os riscos e questões a tempo e atribua tarefas aos membros da equipe que são responsáveis por corrigi-lo;
- Você deve ser capaz de ter uma visão geral do status de trabalho de cada funcionário e o tempo que eles despenderam em um trabalho específico;
- Por último, o software deve oferecer relatórios automáticos, cálculo de KPIs e elaboração de gráficos para apoiar a tomada de decisão.
Ao escolher um fornecedor, lembre-se de procurar uma empresa que acompanhe toda a implementação do sistema na sua organização. A instalação e adaptação de um software de gestão de projetos por si só é um projeto complexo, e você vai querer ter a consultoria necessária do seu lado durante esse momento.
Gostou de aprender mais sobre o software de gestão de projetos? Aproveite e veja também como o Microsoft Project pode te ajudar nessa hora!
