Na medida que os projetos se tornam o principal veículo para implementar as estratégias de negócios de uma empresa, a governança em gestão de projetos — parte da governança corporativa — se torna uma preocupação premente para as organizações.
A governança em gestão de projetos oferece à gestão da empresa controle e visibilidade sobre as atividades do portfólio de projetos e sobre o desempenho de cada projeto em direção às metas do negócio. Em outras palavras, é a governança que garante que um projeto permaneça “na linha” — dentro do prazo, orçamento, e atendendo às expectativas das partes interessadas.
No artigo de hoje, explicaremos o que é a governança em gestão de projetos, quais os benefícios que ela traz e como utilizar a governança para garantir o sucesso nos seus projetos!
O que é a governança em gestão de projetos?
Para falar da governança em gestão de projetos precisamos antes falar sobre a governança corporativa.
Existem várias definições de governança corporativa. Segundo a OCDE (Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico), a “governança corporativa envolve um conjunto de relações entre a gestão de uma empresa, seu conselho, seus acionistas e outras partes interessadas. Ela fornece a estrutura por meio da qual os objetivos da empresa são definidos e os meios para atingir esses objetivos e monitorar o desempenho são determinados”.
Em outras palavras, a governança corporativa são as estruturas que permitem, a partir dos objetivos de uma organização, definir os meios para atingir esses objetivos e o processo para monitorar o progresso até que esses objetivos sejam atingidos.
Para isso, a governança corporativa se preocupa com:
- Responsabilidade;
- Divulgação e transparência;
- Funções e responsabilidades;
- Gestão de risco;
- Tomada de decisão;
- Ética;
- Desempenho e eficácia.
Da mesma forma, assim como a governança corporativa é o que garante que os objetivos de negócios sejam atingidos, respeitando todos os âmbitos listados acima, a governança em gestão de projetos é o que assegura o cumprimento das metas dentro do portfólio de projetos da empresa.
Os componentes da governança em gestão de projetos
A governança em gestão de projetos envolve todos os elementos que tornam um projeto bem-sucedido. No entanto, esses elementos não são os mesmos para todas as organizações.
A governança deve ser construída a partir das necessidades específicas de cada negócio. Contudo, o PMI (Project Management Institute) define oito componentes que devem ser considerados na hora de identificar os elementos que impactam o sucesso dos seus projetos. Esses oito componentes são:
- Modelos de governança: com base no escopo do projeto, cronograma, complexidade, risco, partes interessadas e importância para a organização, a empresa deve formular uma linha de base dos elementos críticos necessários para a governança do projeto;
- Responsabilidade e papéis: definir a prestação de contas e responsabilidades é o cerne das tarefas do gerente de projeto. A distribuição inadequada de responsabilidades e papéis terá um impacto negativo na eficácia das operações de uma organização. Também é preciso definir quem será consultado e notificado para cada uma das entregas do projeto;
- Engajamento de partes interessadas: ao estabelecer as bases do plano de governança em gestão de projetos, é obrigatório entender o ecossistema do projeto completamente. Identificar todas as partes interessadas é o primeiro passo. Depois, é preciso definir quais são seus interesses e perspectivas e, o mais importante, como se comunicar com elas;
- Comunicação das partes interessadas: depois que todas as partes interessadas foram reconhecidas e seus interesses e expectativas foram descritos, o gerente de projeto precisa desenvolver um plano de comunicação. Um plano de comunicação bem elaborado fornece informações concisas, eficientes e oportunas para todas as partes interessadas;
- Reunião e relatórios: depois que o plano de comunicação é definido de forma apropriada, o gerente de projeto garante que o equilíbrio entre reuniões e relatórios esteja correto. É essencial que a comunicação seja breve, precisa e direta;
- Gerenciamento de riscos: devido às incertezas e imprevisibilidade associadas a projetos ou programas, eles estão carregados de riscos e problemas. É difícil prever o que vai acontecer, mas é necessário porque a falta de preparação poderá levar a ainda mais problemas. No início de qualquer projeto, é necessário haver um acordo sobre como identificar, categorizar e priorizar os riscos e problemas;
- Garantia: é o que garante que os riscos e problemas são gerenciados de forma eficiente. Um dos componentes mais essenciais da garantia é criar as métricas que geram uma visão do desempenho do projeto;
- Processo de controle: envolve o monitoramento e controle de tarefas e processos, e as métricas relacionadas ao projeto. Esta avaliação deve acontecer de forma contínua para que medidas corretivas sejam tomadas assim que desvios forem identificados.
Por que a governança em gestão de projetos é importante?
Estabelecer uma boa governança em gestão de projetos não é uma tarefa fácil, no entanto fornecerá à empresa uma estrutura robusta e replicável para administrar qualquer projeto. Essa estrutura traz os seguintes benefícios ao negócio:
- A governança do projeto fornece um único ponto de responsabilidade. Isso exige clareza e promove a consistência da tomada de decisão para o ciclo de vida do projeto;
- A governança do projeto define e articula funções, responsabilidades e papéis. Isso é crítico quando o gerente de projeto tem um desvio no escopo, orçamento, tempo, recursos ou qualidade, ou quando um risco se apresenta;
- A governança do projeto define como lidar com os problemas em um projeto. A estrutura de governança detalha os mecanismos de como lidar com os problemas. Ela garante que a revisão apropriada sobre os problemas seja feita para que eles não ocorram novamente;
- A governança do projeto define métricas para validar os impactos no projeto. Ela também permite que a equipe do projeto cumpra os requisitos e cria um espaço para que a resolução de problemas ocorra em tempo hábil;
- A governança do projeto padroniza as informações para todas as partes interessadas. Ela garante que o plano de comunicação seja bem definido, atualizado e executado. Também facilita relatórios consistentes, padronizados e transparentes.
Embora seja imperativo incorporar excelentes técnicas e ideias inovadoras ao projeto, não se pode relevar a importância de uma boa governança em gestão de projetos. A forma como os projetos são geridos evolui com o tempo para assegurar a evolução da maturidade na gestão de projetos.
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