Quando se trata do sucesso de qualquer plano ou estratégia de negócio, organização e planejamento são imprescindíveis. Nesse contexto, realizar um gerenciamento de projetos que defina um cronograma de etapas e prazos, bem como um plano de execução coerente com a realidade da equipe que o realizará, certamente faz toda a diferença.
Outro aspecto envolvido neste processo é a comunicação entre o time, essencial para manter um fluxo simples, transparente e constante para manter as entregas na data pré-definida. Isso sem contar que, a partir desta estrutura, os gestores podem avaliar os indicadores de desempenho, essenciais para alinhar o trabalho individual e coletivo dos colaboradores em prol dos objetivos do negócio.
Importância da gestão do tempo
O tempo é um recurso limitado. Quem gerencia equipes sabe o quanto ele é valioso e, se não for bem aproveitado, pode comprometer as metas traçadas, a performance dos funcionários e a satisfação do cliente.
É justamente aí que está a importância de se ter um gerenciamento de tempo bem estabelecido, pois com o dia mais organizado, é possível planejar melhor a alocação de recursos e pensar em estratégias de incentivo, estando mais próximo da equipe e a incentivando a ser mais produtiva e assertiva em suas tarefas diárias.
Outra vantagem de investir na gestão do tempo é a possibilidade de se abrir espaço para pensar em novas soluções, analisar mercados, ser criativo, antecipar tarefas, realizar treinamentos e obter insights que tragam inovação e uma melhor tomada de decisão para melhores resultados.
A comunicação e a gestão do tempo em projetos
Dentro do escopo do gerenciamento de projetos, a gestão do tempo é um dos processos mais importantes, pois busca adequá-los às atividades de maneira inteligente, de forma a cumprir as entregas programadas e concluir todas as tarefas no prazo estipulado ou até antes. Isso exige que os gestores mantenham as suas equipes alinhadas, engajadas, produtivas e prontas para realizar aquilo que foi delegado.
Para isso, é importante criar estratégias de comunicação que visem mais do que o cumprimento direto de prazos individuais, mas que auxiliem na criação e manutenção do fluxo geral de um projeto, o que envolve cada colaborador e um andamento constante e com boa performance em direção à sua conclusão.
4 passos para a gestão do tempo dentro do gerenciamento de projetos
Com uma boa gestão de tempo, os gestores se tornam mais produtivos. Sem a sensação de estarem sobrecarregados, podem motivar o time e estimular o seu desempenho. Com uma rotina mais organizada, é possível planejar melhor e pensar em programas de incentivo, além de se estar mais próximo dos colaboradores, entendendo suas dificuldades e ajudando a resolvê-las.
Pensando em auxiliar as empresas nesse processo, listamos 4 passos para ter fazer um gerenciamento de projetos mais assertivo e eficiente. Confira:
1. Tenha um plano bem definido
A primeira etapa para uma gestão de tempo eficaz é criar um plano de projeto bem definido, o qual impacte positivamente todas as fases do mesmo, do início ao fim. Do contrário, se não há organização, perde-se tempo desnecessário discutindo o que fazer, como fazer e quando fazer, o que por sua vez compromete prazos e resultados. Já com o planejamento, é possível conduzir processos produtivos e calculados, evitando retrabalho e motivando os profissionais envolvidos.
Na prática, este plano deve conter informações básicas do projeto, incluindo as tarefas que precisam ser concluídas, os responsáveis por cada uma delas e as datas de entrega, bem como deve mergulhar mais profundamente na divisão do time e nas metas gerais da estratégia.
2. Envolva-se e comunique-se com a equipe de forma assertiva
Entre os maiores desafios relacionados à administração do gerenciamento de projetos estão a falta e os ruídos de comunicação. Portanto, outra etapa fundamental para manter a pontualidade das partes interessadas é encontrar formas de envolver os colaboradores com as tarefas propostas. Isso inclui a capacidade de analisar as ferramentas e métodos de comunicação preferidos pelos profissionais, bem como aquelas que podem ser mais eficientes em cada situação.
Por exemplo, enquanto certos projetos podem incluir trabalho com organizações estruturadas para permitir conversas pessoais e tomadas de decisões rápidas, outros podem ser remotos e exigir um planejamento detalhado, contendo horários, etapas e outros aspectos que norteiem determinada atividade. Cabe aos gerentes reconhecerem quais as preferências e características da empresa e seus colaboradores, de modo a utilizar os recursos mais assertivos, que atendam as necessidades do projeto.
3. Permaneça flexível, mas fique atento
Quem trabalha com gerenciamento de projetos precisa se adaptar à mudança de prioridades e resolução de problemas à medida que eles surgem, sem perder de vista o projeto original ou os outros compromissos, que também demandam tempo.
Uma das chaves para isso é se comunicar de forma eficaz e concisa com as partes interessadas, ou seja, informar a cada colaborador claramente o que a organização espera dele. Isso permite o tipo de tomada de decisão urgente que geralmente é necessária para colocar um projeto atrasado de volta à normalidade. A partir dessa conversa, é importante entender a forma como o profissional reage à situações de estresse e adaptar processos se assim for possível.
Em contrapartida, é preciso ter equilíbrio em relação à flexibilidade, o que requer dos gerentes de projeto confiança em encorajar o time a seguir um plano ou processo mesmo em situações de alto estresse.
4. Desenvolva uma estrutura de divisão de trabalho adequada
O gerenciamento de projetos requer não apenas fazer a gestão do tempo relacionada ao cumprimento de prazos importantes, mas também administrar a equipe a fazer o mesmo. Isso envolve dividir tarefas grandes em tarefas menores, mais fáceis de se compreender e trabalhar, definindo as entregas do projeto e estabelecendo a estrutura para o seu gerenciamento até a conclusão.
Os gestores de projeto devem apoiar-se fortemente nas estruturas de divisão do trabalho durante a fase de planejamento, a fim de minimizar o tempo perdido na conclusão das entregas. Além de ajudar a aliviar o estresse que acompanha as entregas em grande escala, uma estrutura de divisão de trabalho bem elaborada também pode ajudar o gerente e sua equipe a medir com eficácia o progresso das ações, vendo onde há oportunidades de ganhar tempo e ter bons resultados.
Criar uma estrutura de gestão de trabalho permite à uma empresa manter equipes motivadas, engajadas e produtivas, o que gera um clima organizacional propenso ao alcance de metas e consequente elevação de lucratividade ao longo do tempo.
